会議がうまくまとまらないよ・・・
私は若手だし、強く意見も言えない・・・
どうしたらいいかな汗
グラまる立場が弱くても、強く意見が出せなくても大丈夫！
会議の種類と３つの方法を紹介するよ！
⓪会議の種類：会議はこんな仕組みになっている
①リアルタイム書記を立てよう
②1ページ記録を共有しよう
③次回の会議で振り返りをしよう
会議の種類
会議の種類？
グラまる会議は大きく３つに分類できるんだ。
「共有」「アイデア出し」「決める」
の３つだよ。詳しく見てみよう。
会議の３つの種類
①「共有」会議 ・・・各々が持っている情報を共有する
②「アイデア出し」会議・・・課題解決のためにアイデアを出す
③「決める」会議・・・出されたアイデアから方針や何をするかを決める
なるほど。会議って
「意見を出す」「話し合う」
のが会議だと思ってた。
グラまる大切なのはこの３つを「混ぜない」ことなんだ。
会議を「混ぜない」ってどういうこと？
グラまる「共有会議」なのに「決めよう」としたり、
「決める会議」なのに「アイデア出し」したりすると、
会議はまとまらなくて、決まらない会議になってしまうんだ。
決める直前で、上司に違うアイデアを出されて、
ひっくり返されたことあるよ・・・
軌道修正が本当に大変💦
グラまる３つ会議を設定しなくても、１つの会議で区切っても大丈夫。
今は「共有」、次は「アイデア出し」、最後に「決める」みたいに。
大切なのは、話し合いの種類を「混ぜない」ことだね！
グラまるまずは、その会議の目的が３つのどれになるかを考えてみよう！
まとめ
①会議の３つの形は、「共有」「アイデア出し」「決める」
②この３つを混ぜてはいけない！
③会議の目的がどれに当てはまるかを考える
リアルタイム書記
でも、私が会議の種類が分かっても、
みんなが分かっていなかったらまとまらないよね💦
グラまるそうだね。だから、
まずはみんなでゴールを「共有」する必要があるんだ。
どうやってやるの？
グラまるそこでリアルタイム書記の出番だ！
リアルタイム書記とは
会議の内容をホワイトボードなどに、リアルタイムで書く書記のこと。
事前の会議資料や事後の議事録と違って、全員が見えるように書くことで、会議の流れ・現在地・向かう方向を共有できる。（リアルタイム書記の例）グラレコ・ホワイトボードミーティング等
なんだか難しそう？
グラまる高度にリアルタイムにまとめるのは確かに少し練習がいるね。
今回は、今日からでもできる基本的な方法を紹介するよ！
グラまる最初に「会議の基本フレーム」を捉えてみよう！
【会議の基本フレーム】
会議で必ず確認することの流れ
①会議名・所要時間
②会議の目的
③必ず決めること
④会議の流れ（共有→アイデア出し→決める）
⑤決まったこと・役割分担・スケジュール
なるほど。
でもなんだか当たり前って感じもするね？
グラまるそうだね。当たり前だけど、
「必ず」確認できているかな？
必ずって言われると・・・
ちょいちょい抜けてしまっている気がするな・・・
グラまるこの５つは、１つでも欠けると会議トラブルが起きてしまうんだ。
↓こんな風に
それぞれを決めないと↓
①会議名・所要時間・・・会議時間が伸びる
②会議の目的・・・途中で迷走する
③必ず決めること・・・大事なことが決まらずに終わる
④会議の流れ（共有→アイデア出し→決める）・・・話の目的が混ざってしまう
⑤決まったこと・役割分担・スケジュール・・・話し合いだけで終わりになる
どれも覚えがあるなぁ・・・
これが原因だったんだね
グラまるこの５つができている会議は実は少ないんだ。
そして、この５つを守れるのは会議の司会者とリアルタイム書記なんだ。
司会者は分かるけど、書記も？
書記って、意見をただ書くだけの人じゃないの？
グラまる実はリアルタイム書記の本質はここにあるんだ。
会議の前に会議を整えることができる。
会議前にホワイトボードに会議の流れを書いておくことができるんだ。
！？
グラまる会議前の議事録があればそれでも良いし、司会者に事前に①〜④を聞いておくんだ。そうしたら、会議が始まる前に書けるよね！
・会議が始まる前に会議のフレームを書いておく
・会議の５つのポイントを必ず確認する
・分からないところは司会者やキーマンに聞く
これなら、私にもできそう！
グラまるリアルタイム書記が初めてでも、事前に聞いたり、書くことができるよね。その方が余裕も持てるし、会議中に意見を言うのは勇気がいるけど、これなら逆に「事前に準備してくれてありがとう」と感謝もされるかもしれないね。
でも、リアルタイムに書いて追いつけるかな？
グラまる書記は全部を書かなくても大丈夫。方向性やキーワード、決まったことが確認できれば良いからね。
※「聞きながら書く」ための方法はリンク先の漫画を読んでみてね。
全部書かなくてもいいの？
グラまる特に決めるための会議だと全ての意見は必要ないね。
どうしても全ての人の意見を集約する必要がある場合は、事前にアンケートなどで集めるか、別の人にパソコンで議事録を作ってもらおう。
【まとめ】
・リアルタイム書記は事前にフレームを書くと余裕が持てる！
・全部を書かなくてもいい！
・どうしても全部の意見が必要なら別の方法をとろう！
1ページ記録で共有しよう
グラまる会議が終わったら、内容を共有しよう！
どうして内容を共有するの？
グラまる会議の記録共有の目的は、主に以下の３つだね。
①不参加の人へ伝えるため
②決まったことや流れを確認するため
③「そうだったけ」を避けるため
①と②は分かるけど、③はどういうこと？
グラまる人間って、忘れちゃう生き物だよね
そうだね。私もよく色々忘れちゃう・・・
グラまる会議で怖いのは「それ言いましたよね！」「あなたがやるはずでしたよね！」という、認識のズレなんだ。これが起きると、チームがギスギスすることもあるからね。
身に覚えがたくさんあるナ💦
でも、ズラーっと長い会議記録って正直全部は読まないことがある💦
グラまるリアルタイム書記と同じで、記録は残してもいいけど、会議記録は１ページにまとめよう！
え！？たったの1ページ？
グラまる長いと見ないだけでなくて、1ページ記録は全体を見渡すことができるんだ。一目で会議を振り返ることができるのが重要だね。
最近は電子化も進んでるし、1ページなら見やすい気がする。
グラまる議事録は、リアルタイム書記の流れと基本的には同じだよ。
議事録に各内容
（１）日時・会議名
（２）会議の目的
（３）決めること
（４）話し合い
（５）決まったこと
「決まったこと」で大切なのは、
誰が、いつまでに、何をするか。
※特に役割分担やスケジュールは曖昧になることが多い。正確な数字が出ていない場合は必ず確認しておこう。
難しそうだと思ったけど、ホワイトボードに書いたこととほとんど同じだね。これならできそう。
グラまる時間がない時は、
①ホワイトボードをスマホで撮る
②グループLINEに共有
だけでも良いよ！
記録はそのまま議事録になるから「文字が細かすすぎる時は議事録を書く」でも良いかもね。
次回の会議で振り返りをしよう
グラまる最後に、次回の会議についてだね
次の会議？
グラまるよく「会議のための会議」っていうよね。「実際に何をしたのか」「何が進んだのか」がとっても重要なんだ。そのためには、５つの会議の基本フレームにもう１つ加えないといけない。
もう１つ？
グラまる分担の報告だね。「前回〇〇が□□することになっていたけれど、それがそうなったか」の共有だね。これをすることで何が進んだかが分かって、積み重ねが理解できるんだ。
なるほど。積み重ねることか・・・。
会議をまとめて、次につなげるんだね。
どうやってやるの？
グラまる事前にホワイトボードに【前回の振り返り】を書いておくんだ。
例えば、さっきの画像の例でいうと、
①BCチームへの共有
②全体計画について
を議題のところに書いておく。そうしたら必ず会議で触れることなるよね。
なんだか記録って「地図」みたいだね
グラまるそうだね。記録はチームが迷わず目標に進むための「地図」になる。
目標を見失わずに進めれば、きっと良い会議、成果につながるよ。
まとめ
・前回から進んだことを確認しよう！
・ホワイトボードなどに事前に書いておこう！
・記録を「地図」にして積み重ねていこう！
最後に
グラまる記録は、立場的に力がない人、大勢の前で大きな声が出せない人の武器になります。対立や戦いにならずに、地道に積み重ねていけます。むしろそう言う人が、チームを良い方向に導いていけることがあります。
なぜなら、そう言う人は周りをよく見ていることが多いからです。
ぜひ、記録の力でチームをまとめて、進むべき方向に導いてみてください。
